Le télétravail s'est imposé comme une norme dans le monde professionnel, et offre une flexibilité, cependant, il présente des défis non négligeables, en particulier en termes de communication et de gestion des tâches.
Les données issues de l’étude de l'APEC publié en 2024 mettent en évidence que 39% des cadres en télétravail craignent de passer à côté d'informations cruciales et 34% ressentent que leur charge de travail est mal perçue par leur hiérarchie. Face à ce sentiment, sélectionner des outils de télétravail adaptés est très important.
Top 10 des meilleurs outils pour le télétravail
Cet article se propose de détailler le top 10 des outils essentiels pour maximiser la productivité et améliorer la communication au sein des équipes à distance.
1. Logiciels d’accès à distance : Splashtop et TeamViewer
Splashtop est un logiciel d'accès à distance crucial pour les télétravailleurs. Il offre la possibilité d'accéder à votre poste de travail depuis n'importe où, assurant ainsi une connectivité constante et sécurisée. Splashtop est conçu pour offrir rapidité, sécurité et facilité d'utilisation, garantissant une expérience de télétravail fluide et productive. Il permet de travailler sur vos projets, accéder à vos fichiers et applications clés, et collaborer avec votre équipe comme si vous étiez au bureau. Des mesures de sécurité robustes protègent vos données, même lorsque vous travaillez à partir de réseaux publics ou non sécurisés. Pour en savoir plus sur Splashtop.
TeamViewer est un autre outil essentiel pour l'accès à distance. Il permet aux utilisateurs de se connecter à des postes de travail, des serveurs et des appareils mobiles à distance, facilitant ainsi le support technique et la collaboration à distance. TeamViewer offre une interface conviviale, une sécurité de haut niveau avec un chiffrement de bout en bout, et des fonctionnalités comme le transfert de fichiers, la prise en charge multi-plateforme et l'accès à distance sans surveillance. Que ce soit pour des besoins professionnels ou personnels, TeamViewer permet de rester connecté et productif, où que vous soyez.
2. Plateformes de communication : Slack, Microsoft Teams, Discord, Gmail
Les plateformes de collaboration telles que Slack et Microsoft Teams sont essentielles pour maintenir la communication au sein des équipes. Elles offrent des fonctionnalités de chat, appels vidéo, partage de fichiers et intégration avec d'autres outils, facilitant ainsi les interactions et la collaboration à distance. Ces outils permettent de créer des canaux de communication dédiés à différents projets ou sujets, réduisant ainsi la surcharge des emails et organisant les discussions de manière claire et accessible. En outre, l'intégration avec d'autres outils de productivité permet de centraliser les informations et de faciliter la gestion des tâches quotidiennes.
Discord, initialement conçu pour les gamers, s'est révélé être un outil précieux pour les équipes à distance. Il propose des canaux de communication vocale et texte de haute qualité, permettant des échanges fluides et efficaces. Les fonctionnalités de Discord, telles que les serveurs dédiés et les salons de discussion personnalisables, facilitent la collaboration et la communication en temps réel, même pour les équipes dispersées géographiquement.
Gmail permet d’échanger via Google Chat, directement intégré dans la messagerie. Il permet aussi le lancement instantané de réunions vidéo avec Google Meet, lui aussi en accès direct dans Gmail. Cette intégration simplifie la gestion des communications et des réunions, rendant les échanges plus fluides et plus organisés.
3. Logiciels de visioconférence : Zoom, Microsoft Teams, Google Meet
Les logiciels de vidéoconférence tels que Zoom, Google Meet et Microsoft Teams jouent un rôle essentiel dans le télétravail en facilitant la communication en face à face. Ils offrent des fonctionnalités comme la vidéo HD, des arrière-plans virtuels et des groupes de discussion, rendant les réunions virtuelles aussi interactives que les réunions en personne.
Microsoft Teams, en particulier, intègre également des fonctionnalités de collaboration comme le partage de fichiers et la gestion des tâches, ce qui en fait un outil polyvalent pour les équipes à distance.
La vidéoconférence est cruciale pour maintenir des relations humaines fortes, collaborer efficacement et prendre des décisions en temps réel. Pour maximiser l'efficacité des réunions virtuelles, il est important d'adopter de bonnes pratiques, telles que l'utilisation d'une connexion internet stable, un éclairage adéquat et un équipement audio de qualité.
4. Stockage cloud : Google Drive, Dropbox, OneDrive
Les solutions de stockage dans le cloud telles que Google Drive, Dropbox et OneDrive permettent de stocker, partager et collaborer en temps réel sur des documents.
Elles offrent une sécurité renforcée grâce au chiffrement et aux contrôles d'accès, ainsi que des sauvegardes automatiques pour éviter la perte de données. Ces outils permettent aux équipes de travailler simultanément sur les mêmes fichiers, d'apporter des modifications et de laisser des commentaires, tout en assurant la synchronisation des documents sur différents appareils.
Le stockage dans le cloud facilite également la gestion des versions et l'accès aux documents depuis n'importe où, améliorant ainsi la flexibilité et la réactivité des équipes.
5. Outils de gestion de projet : Asana, Trello, JIRA, Airtable, Monday
Les outils de gestion de projet tels qu'Asana, Trello, JIRA, Airtable et Monday sont conçus pour simplifier la gestion des tâches, des projets et des échéances dans un environnement de télétravail. Ils offrent des fonctionnalités interactives permettant une vue d'ensemble des projets et des détails en un seul endroit.
Asana permet de structurer les projets en différentes tâches et sous-tâches, assignables aux membres de l'équipe avec des échéances précises, favorisant ainsi une meilleure organisation.
Trello, avec son interface intuitive basée sur des cartes glissables entre différentes colonnes, rend la visualisation des différentes phases d'un projet ludique et claire.
JIRA est particulièrement adapté pour la gestion de projets complexes et techniques, offrant des fonctionnalités avancées pour le suivi des bugs et des tâches.
Airtable combine la simplicité d'une feuille de calcul avec la puissance d'une base de données, permettant une gestion de projet dynamique et adaptable.
Monday est une plateforme de collaboration qui offre une vue d'ensemble visuelle immédiate de l'état des projets.
L'utilisation de ces outils aide à améliorer la coordination des équipes, et permet une communication plus fluide et une réduction des malentendus et des retards.
Pour soutenir efficacement le télétravail, il est également crucial de mettre en place une politique de télétravail adaptée. Cette démarche structurante permet d'encadrer le travail à distance, d'aligner les attentes et de garantir le bien-être des employés.
6. Gestion des dépenses : Spendesk, Qonto, Shine
es outils de gestion des finances et des dépenses tels que Spendesk, Qonto et Shine sont essentiels pour les télétravailleurs et les entreprises gérant des équipes à distance.
Spendesk offre une solution complète pour la gestion des dépenses professionnelles, permettant de suivre les dépenses en temps réel, de gérer les approbations et de simplifier la comptabilité.
Qonto est une néobanque dédiée aux entrepreneurs et aux PME, offrant des fonctionnalités de gestion des finances simplifiées, incluant des comptes multi-utilisateurs, des cartes bancaires physiques et virtuelles, et des outils de gestion des factures.
Shine est une autre néobanque qui se distingue par ses services adaptés aux freelances et aux petites entreprises, incluant des outils pour la gestion des cotisations sociales et des déclarations fiscales.
Ces outils permettent de gérer les finances de manière efficace et transparente, facilitant la gestion des dépenses et des budgets, et assurant une meilleure maîtrise des ressources financières.
7. Solutions de Cybersécurité : VPN, Pare-feu
Les solutions de cybersécurité telles que les VPN et les pare-feu sont indispensables pour protéger les connexions et les données dans un contexte de télétravail.
1Password crée et stocke des mots de passe complexes, réduisant le risque de violations de données.
Mullvad assure une connexion sécurisée, essentielle pour protéger les informations sensibles de l'entreprise contre les cyberattaques.
Thalès permet à vos collaborateurs d’obtenir des moyens d’accès sécurisé, de confiance à tous vos services cloud et applis d'entreprise en dehors de vos bureaux.
Elles garantissent la confidentialité des informations sensibles et sécurisent les connexions internet, même sur des réseaux non sécurisés.
Les VPN chiffrent votre connexion internet, protégeant ainsi vos données contre les cyberattaques et les interceptions.
Les pare-feu, quant à eux, contrôlent le trafic réseau en fonction de règles de sécurité, empêchant les accès non autorisés et protégeant vos systèmes contre les menaces potentielles.
8. Outils de tableau blanc virtuel : Miro, MURAL
Les outils de tableau blanc virtuel comme Miro et MURAL sont essentiels pour le brainstorming et l'idéation en équipe. Ils offrent des fonctionnalités interactives permettant de travailler ensemble de manière créative, même à distance.
Ces plateformes reproduisent l'expérience des réunions sur tableau blanc en présentiel, permettant aux membres de l'équipe de représenter visuellement leurs idées, de mener des discussions en temps réel et d'itérer sur leurs concepts.
La possibilité de dessiner, d'annoter et de réorganiser les idées sur une zone de travail partagée génère un espace de travail virtuel dynamique et créatif, favorisant la collaboration et l'innovation.
9. Solutions de gestion des appels : Aircall, Quicktalk
es outils de gestion des appels tels qu'Aircall et Quicktalk sont essentiels pour les équipes en télétravail nécessitant des communications vocales efficaces.
Aircall est une solution de téléphonie cloud qui facilite la gestion des appels entrants et sortants, l'intégration avec les CRM et les outils de support, ainsi que des fonctionnalités de collaboration comme la distribution des appels et les messages vocaux partagés.
Quicktalk offre une interface simple pour gérer les appels d'équipe, permettant des configurations rapides, des numéros de téléphone locaux et internationaux, et une intégration facile avec d'autres outils de travail.
Ces solutions permettent de maintenir une communication vocale fluide et efficace, essentielle pour les interactions professionnelles et le support client.
10. Gestion des ressources humaines : Payfit, Combo
Les outils de gestion des ressources humaines en ligne tels que Payfit et Combo facilitent la gestion des tâches RH pour les équipes en télétravail.
Payfit automatise la gestion de la paie, les déclarations sociales et la gestion des congés, offrant une interface intuitive pour simplifier les tâches administratives.
Combo est une solution complète pour la gestion des plannings, des absences et des heures travaillées, permettant de coordonner efficacement les équipes et d'assurer une transparence dans la gestion du temps de travail.
Ces outils permettent de centraliser et de simplifier la gestion des ressources humaines, améliorant ainsi l'efficacité et la satisfaction des collaborateurs.
Télétravail et solutions technologiques
Le passage au télétravail demande une réadaptation de nos méthodes de travail, notamment pour maintenir une communication fluide et une gestion de projet efficace à distance. L'adoption d'outils technologiques appropriés permet non seulement de relever ces challenges mais aussi d'optimiser la productivité et le bien-être des collaborateurs.
Ces outils sont conçus pour répondre aux besoins variés des télétravailleurs et garantissent une meilleure organisation, une collaboration plus fluide et une sécurité renforcée des données.
Les outils de télétravail au cœur de la performance professionnelle
L'intégration d'outils de télétravail est nécessairepour maintenir un lien et une productivité liés au travail à distance.
Investir dans un équipement professionnel de télétravail est essentiel pour maintenir la productivité et le bien-être de vos collaborateurs. Cela permet non seulement d'optimiser l'efficacité et la collaboration à distance, mais aussi de positionner votre entreprise comme un leader dans l'adoption des pratiques modernes de travail.
